Scrivere per lavoro: strategie e consigli per una scrittura professionale chiara e dritta al punto

Scrivere semplice non è semplice: scrivere bene per lavoro è una capacità che richiede consapevolezza, empatia, precisione. Ma con un po’ di allenamento, ogni professionista può sviluppare questa abilità fondamentale per rendere efficace la comunicazione nel proprio settore.

Cos’è il business writing

La scrittura professionale, o business writing, è una competenza che si apprende: nessuno di noi la possiede dalla nascita, né dagli anni della scuola. Riunire le capacità di scrittura efficace e le conoscenze settoriali di una professione, infatti, non è qualcosa che si impara da ragazzi.

Fra i consulenti aziendali esistono business writer di professione, che prestano le loro competenze alle aziende per aiutarle in tutte le loro necessità: dalle descrizioni di prodotto ai manuali, nel caso di redattori tecnici, dai contratti ai regolamenti, dai bilanci alla comunicazione marketing.

Non tutte le aziende però possono contare su figure così specializzate: ecco allora qualche riflessione e qualche consiglio pratico da applicare “in-house” per far funzionare meglio i testi aziendali.

La scrittura professionale efficace

Quando scriviamo, ci assumiamo la responsabilità del messaggio: il nostro compito è di agevolare chi legge e ridurre il suo carico mentale. Pensiamoci: quando dobbiamo leggere dei testi operativi, tecnici o legali, abbiamo bisogno di concentrarci molto per assimilarne correttamente i contenuti. Non sempre ci riusciamo. Ma anche quando navighiamo in rete, acquistiamo da un e-commerce o leggiamo un post, abbiamo bisogno di messaggi chiari e immediati, presi come siamo in una tempesta di informazioni e stimoli digitali.

La prima cosa da fare è ordinare i concetti e stabilire una scala gerarchica con una sequenza di informazioni. Questo vale per un lungo manuale di istruzioni come per un brevissimo post: anche in poche parole è facile creare confusione.

Teniamo sempre presente chi ci legge: dobbiamo farci un’idea precisa dei nostri lettori. Che cosa sanno dell’argomento? Che cosa non sanno? Scriviamo sempre pensando a una persona vera, a qualcuno che non conosce il nostro argomento specifico e ha bisogno delle nostre informazioni. In che situazione si trova il nostro pubblico quando legge il testo? Pensiamo anche che i testi potrebbero essere letti da qualcuno che non conosce bene la lingua, che potrebbero finire in un motore di traduzione automatica o processati da uno screen reader per persone ipovedenti.

Semplificare i nostri testi risponde anche a tutte queste evenienze, perché sappiamo che ogni incomprensione comporta un rischio, più o meno grave: dal semplice disinteresse al fraintendimento, dall’uso scorretto di un prodotto a pericoli veri e propri per la sicurezza di chi legge.

Scrivere in modo chiaro: cosa fare e cosa non fare

Scrivere bene non è difficile, ma può essere faticoso. È faticoso, infatti, mettersi nei panni degli altri e guardare il testo con i loro occhi. È faticoso liberarsi di tutti i costrutti inutili che ci hanno inculcato a scuola e nella pratica professionale: un testo eccessivamente elaborato non è sinonimo di autorevolezza. È faticoso organizzare i pensieri in modo davvero logico ed esprimerli con ordine. Ma se ci riusciamo, avremo vinto l’attenzione e la gratitudine di chi ci legge.

E allora:

• Costruiamo frasi ordinate e lineari, con poche subordinate e verbi attivi e concreti
• Dedichiamo ciascuna frase e ciascun paragrafo a un solo argomento
• Evitiamo il più possibile le forme passive e quelle impersonali
• Evitiamo concetti inutili
• Evitiamo le parole straniere non necessarie
• Cerchiamo la sintonia con chi ci legge: anche chi consulta un manuale d’uso è una persona
• Usiamo parole precise, forniamo esempi e dettagli
• Valutiamo bene se deve prevalere la creatività o la chiarezza
• Nel dubbio, consultiamo un/a professionista della scrittura, che potrà revisionare i testi o elaborarli da zero.

Scrivere semplice fa bene a tutti: certamente fa bene a chi legge, che in un attimo saprà cosa fare, come prendere una decisione, quali vantaggi otterrà da un servizio. Fa bene a te che scrivi, perché risparmierai tempo ed energie, guadagnando leggerezza mentale (tutte quelle e-mail e telefonate per risolvere dubbi, revisionare i testi, spiegare da capo…). Fa bene al tuo budget, perché riuscirai a contenere i costi per l’impaginazione, la stampa, il web design e, non da ultimo, le traduzioni. I tuoi testi porteranno frutto e si faranno ricordare. Così faranno bene anche all’ambiente: teniamo presente il peso ecologico delle nostre parole, che vivono come inchiostro su carta o come byte su server energivori, ed evitiamo sprechi.
Il risultato sarà preciso, essenziale, elegante.

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