Costruire un glossario aziendale multilingue

Nell’attività di un’azienda, i termini specifici del settore o interni all’azienda stessa sono un filo rosso che collega tutta la comunicazione: dai testi legali a quelli di marketing, da quelli tecnici e operativi a quelli finanziari. Inoltre, le aziende possono avere la necessità di uniformare la propria comunicazione a una terminologia specifica prevista da standard nazionali o internazionali. Ecco allora che diventa indispensabile dotarsi di un glossario aziendale, in tutte le lingue di interesse.

La gestione terminologica è l’attività di costruzione, manutenzione e ampliamento di glossari multilingue.

Per una comunicazione multilingue efficace sul lungo periodo, infatti, la sola traduzione non basta: in un’organizzazione di qualsiasi settore occorre mettere ordine fra i termini che caratterizzano la sua comunicazione, selezionare le alternative migliori, conservarle nel tempo e condividerle tra tutti i soggetti interessati.

Quanto è importante gestire la terminologia

Tutti ormai conosciamo l’importanza che rivestono i dati. E la terminologia di un’azienda o di un’organizzazione non è altro che un insieme di dati, che acquisiscono tanto più valore quanto più sono dettagliati e rispondono a scopi e ambiti precisi. Il valore si concretizza in un risparmio di tempo e di energie per chi deve gestire la comunicazione, in una migliore chiarezza e precisione dei testi e dunque in meno contestazioni, richieste di chiarimento, ricadute economiche e materiali. Inoltre, un glossario aziendale multilingue, se ben costruito e correttamente applicato, semplifica il lavoro di chi traduce e permette di risparmiare e migliorare il ritorno dell’investimento nelle traduzioni.

Qualsiasi azienda o realtà, nella propria comunicazione compie scelte terminologiche, talvolta inconsapevoli. Con l’aiuto di professionisti o spontaneamente nel corso del tempo, nella lingua di partenza si scelgono e si consolidano i nomi dei prodotti, le caratteristiche specifiche, le parole preferite, le argomentazioni di vendita, le parole da non usare. Con traduttori o agenti e rivenditori esteri si cercano poi le rese migliori nelle lingue straniere. Tutto questo si alimenta nel tempo e va ad arricchire un patrimonio di conoscenze e informazioni da gestire con consapevolezza, per evitare sovrapposizioni, incoerenze e incomprensioni, oltre che per far fruttare gli sforzi fatti in passato.

Figure e competenze per la gestione terminologica

La costruzione e gestione di un glossario aziendale multilingue richiede la collaborazione di diverse figure: prima fra tutte l’azienda o l’organizzazione, che sceglie i termini nella lingua di partenza e che meglio di chiunque altro conosce le proprie specificità. In parallelo, i linguisti, che possono essere traduttori o, in situazioni più complesse e ampie, terminologi dedicati a questo scopo, che si occuperanno solo del glossario e non della traduzione. A loro volta, i linguisti si possono appoggiare a figure esperte del settore (tecnico, legale, medico…) nella lingua e nel paese d’arrivo, che abbiano conoscenza diretta del contesto.

Le competenze in gioco, infatti, sono complementari: da un lato conoscenze settoriali, in ambiti spesso molto specifici, dall’altro conoscenze linguistiche e metalinguistiche (di lavoro sulla lingua): ricerca del significato e delle definizioni, selezione delle fonti corrette, analisi e confronto delle possibili alternative, strategie per colmare eventuali mancanze nel caso la lingua d’arrivo non abbia a disposizione un termine equivalente. Tutte valutazioni e scelte ponderate, da adottare in squadra tenendo sempre presenti il contesto e gli obiettivi.

Gli strumenti per costruire un glossario aziendale multilingue

La tecnologia supporta molto il lavoro di costruzione e gestione dei glossari: si parte dalle semplici tabelle sui fogli di calcolo per arrivare a strumenti molto più sofisticati e integrabili in veri e propri ambienti di lavoro.

• Un buon punto di partenza, per quanto basilare, è una lista di termini compilata in un foglio di calcolo che permette alcune operazioni fondamentali, come la ricerca, la distribuzione in ordine alfabetico, la gestione delle corrispondenze e degli equivalenti in più colonne, la possibilità di inserire definizioni, commenti e altri dati. Tuttavia questo rimane uno strumento manuale, da adottare per esigenze di base.
• Chi traduce per lavoro deve ormai avere la disponibilità di un CAT-tool, un software di lavoro che permette la gestione dei testi, la corretta archiviazione e la gestione terminologica. In questi strumenti è possibile infatti caricare e salvare glossari in tutte le lingue necessarie, da usare come fonti per l’attività di traduzione. Questi software permettono di sfruttare i glossari anche per operazioni automatizzate di controllo qualità e di gestione rapida delle modifiche o correzioni.
• Un altro strumento importante sono i glossari ufficiali di alcuni ambiti: ad esempio glossari e database dell’Unione Europea, fonti preziosissime di terminologia ufficiale in ogni ambito di conoscenza, ma anche risorse molto vaste, nelle quali è cruciale la capacità di scelta del professionista. Oppure glossari ufficiali come quelli pubblicati da Microsoft, per le diciture dei software, o da altre organizzazioni che possono essere considerate standard nel proprio ambito.
• Quando un glossario ancora non esiste, è possibile fare affidamento sui corpora, o testi paralleli: testi originali con relative traduzioni, in un determinato settore o argomento, da cui estrarre la terminologia di interesse. Anche in questo caso, l’operazione di lettura e selezione manuale che richiederebbe moltissimo tempo può essere agevolata (non sostituita!) da apposite funzionalità dei CAT-tool o di altri software di lavoro.
• La grande novità per il lavoro di selezione e di gestione terminologica è rappresentata dall’intelligenza artificiale, strumento che supporta l’individuazione dei termini in un testo e la compilazione dei dati del glossario. L’uso dell’IA per il lavoro di terminologia da un lato non è una novità – si tratta di funzionalità già presenti da tempo nei sistemi di traduzione assistita, sebbene negli ultimi anni l’evoluzione sia stata rapidissima – dall’altro rimane uno strumento delicato, da gestire con opportune competenze e con le giuste modalità, specialmente in questo ambito in cui sono fondamentali le fonti, la comprensione del contesto e la coerenza.

Come si costruisce un glossario multilingue

Un glossario multilingue aziendale è un lavoro di concerto tra l’azienda e i linguisti. Prima di iniziare, è bene definire assieme chiaramente quale sarà il percorso di costruzione e approvazione delle scelte.

A seconda delle possibilità e delle competenze, l’azienda può:

• mettere a disposizione dei linguisti tutto il materiale aziendale presente, in una o più lingue
• preparare un glossario nella lingua di partenza, con i termini abituali e le loro definizioni e informazioni d’uso, eventuali immagini, riferimenti online, ecc.
• supportare i linguisti nella ricerca fornendo materiale già in uso nelle lingue straniere, tramite rivenditori, clienti o concorrenti esteri
• valutare insieme ai linguisti gli equivalenti proposti nelle lingue straniere e/o approvare le scelte dei linguisti.

Più il glossario nella lingua di partenza sarà coerente e dettagliato, più sarà facilitato il lavoro di ricerca nelle altre lingue.

Il ruolo dei linguisti sarà quello di analisi dei termini di partenza, ricerca degli equivalenti in lingua straniera, verifica delle fonti. Si tratta di un lavoro di selezione: scegliere cosa inserire nel glossario e cosa non è pertinente, individuare l’equivalente più adatto tra diversi (apparenti) sinonimi, gestire le incoerenze che inevitabilmente compariranno. Data la natura così specifica del lavoro e la necessità di fare scelte personalizzate, l’automazione e la tecnologia possono venire in supporto soltanto se guidate e coordinate correttamente dagli specialisti.

Compilare il glossario multilingue significa anche incorporare quante più informazioni possibili per velocizzare e agevolare il lavoro di chi traduce: ecco perché questa attività va fatta prima della traduzione per portare un vero valore aggiunto, ma anche durante i lavori di traduzione, quando emergono criticità, e dopo, durante i controlli qualità.

I linguisti metteranno poi a disposizione il glossario multilingue, in un formato adatto alla consultazione e alla condivisione tra tutte le funzioni aziendali che si occupano dei testi. Il glossario permetterà allora a tutte queste figure, interne o esterne, di ripulire e riordinare anche i testi di partenza sulla base del nuovo standard terminologico.

Una volta costruito il glossario, non bisogna dimenticare la manutenzione: il glossario aziendale deve evolvere insieme alle attività, ai contenuti, alla tecnologia e ai prodotti. Potrà incorporare nuove lingue ed essere aggiornato con le informazioni più attuali, ripulito dei termini obsoleti, arricchito con dati e conoscenze, migliorato costantemente.

Sappiamo che le parole ben usate valgono, valgono effettivamente denaro. La chiarezza vale, il patrimonio di conoscenze aziendali vale. Un glossario aziendale multilingue è un valore aggiunto che porta ritorno, oltre che nelle attività interne e con i fornitori esterni, anche all’immagine aziendale. Multinazionali e grandi organizzazioni pubblicano o vendono i propri glossari per affermare la propria autorevolezza nei propri ambiti d’interesse. Un ruolo a cui anche le realtà medio-piccole possono aspirare, ciascuna nella sua nicchia di attività.

Gestire i termini settoriali in più lingue significa gestire la complessità. La comunicazione aziendale è stratificata e spesso manca di coordinamento fra le diverse sezioni del marketing, degli uffici tecnici, dello sviluppo web. La gestione terminologica multilingue permette di fare ordine, standardizzare e controllare la qualità e l’uniformità dei testi e delle traduzioni, di far funzionare meglio le automazioni di scrittura e traduzione e di risparmiare tempo ed energie.

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