GDPR, riservatezza e segreto professionale: mettiamo ordine

A 4 anni dall’applicazione del Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali (GDPR), facciamo il punto sul concetto di riservatezza nel nostro mestiere.

Cosa significa riservatezza nel lavoro di traduzione?

Ogni professionista della traduzione sa che il rispetto del segreto professionale è imprescindibile e si applica su più fronti: ai clienti per i quali lavoriamo, ai collaboratori impegnati in un dato progetto e soprattutto alle informazioni contenute nei testi da tradurre.
Ecco perché nel rapporto tra i clienti, lo studio di traduzioni e i suoi collaboratori è indispensabile una base di fiducia e continuità che consenta di lavorare nella massima serenità.
Tra clienti, fornitore di traduzioni e collaboratori si possono stabilire anche contratti di riservatezza per maggiori garanzie in questo senso.

Cosa è cambiato negli ultimi anni?

Da maggio 2018, l’UE ha regolamentato la tutela dei dati personali con una norma che si applica in tutti gli Stati membri.

L’Unione Europea riconosce la protezione dei dati personali come diritto umano, cosa niente affatto scontata in altri Paesi del mondo. L’applicazione di una normativa così complessa può sembrare una scocciatura burocratica, ma si fonda in realtà sul principio di tutela dell’essere umano.

Per questo, ogni persona o azienda che nel proprio lavoro utilizza i dati personali di qualcuno è tenuta ad applicare il regolamento europeo, con modalità più specifiche rispetto al “semplice” segreto professionale.

Cosa tutela il GDPR?

Il GDPR tutela le informazioni relative ai singoli individui: nome, cognome, dati anagrafici, recapiti, nonché i dati sensibili, come quelli relativi alla salute, alla genetica, all’origine etnica, alle opinioni politiche, alle convinzioni religiose o filosofiche, all’orientamento sessuale, a eventuali condanne e reati, ecc.

È una norma che intende difenderci, tra l’altro, dalla pubblicità invasiva, dal tracciamento e dalla profilazione indiscriminati dei nostri dati di navigazione e dal trasferimento o vendita dei dati in paesi dove non esistono queste tutele.

Nel nostro lavoro di traduzione, il regolamento si applica ai rapporti con i clienti privati e a tutti quei documenti, anche aziendali, che contengono dati personali di individui collegati all’azienda.

Cosa richiede la norma europea?

Il campo di applicazione è talmente vasto che il legislatore europeo, più che prescrivere azioni concrete, ha individuato i principi chiave da seguire, mentre le modalità pratiche cambiano a seconda dell’attività presa in esame. I principi sono:

1. La liceità e la trasparenza: stabilire e indicare alle persone perché, come e per quanto tempo i loro dati saranno utilizzati
2. La minimizzazione dei dati: evitare di raccogliere dati personali non necessari
3. L’integrità e la riservatezza: individuare delle misure di protezione adeguate affinché i dati non vengano utilizzati per scopi non autorizzati

Nelle nostre attività, questi principi vanno applicati da un lato ai dati che raccogliamo per la fatturazione e lo svolgimento dell’incarico e dall’altro lato ai dati contenuti nei testi da tradurre. Questi ultimi possono riguardare persone diverse dal cliente e soprattutto rientrare in categorie sensibili: pensiamo, ad esempio, alle informazioni contenute in un certificato penale, in un contratto, in un referto medico o nei documenti di un processo. Il fornitore di traduzioni ha l’obbligo di trattare questi dati con le modalità fissate dal richiedente, che sia l’interessato oppure un intermediario come un consulente legale o fiscale.

Dove finiscono questi dati?

I dati raccolti per la fatturazione e lo svolgimento dell’incarico sono dati non sensibili. Vengono conservati soltanto presso lo studio per il periodo previsto dalla norma fiscale: in Italia, il tempo di conservazione è di 10 anni.

Le informazioni contenute nei documenti da tradurre, invece, possono prendere diverse strade: per questo è importante la massima collaborazione tra il cliente, lo studio e i diversi traduttori.

• È importante assicurarsi che i dati non vengano trasmessi in paesi esterni all’UE, oppure, se questo fosse necessario, che il cliente ne sia informato ed esprima il proprio consenso.
• È importante che le aziende autorizzino lo studio di traduzioni a trattare i dati dei loro dipendenti, e che altrettanto facciano i nostri interlocutori intermedi che ci incaricano per conto dei loro clienti: notai, studi legali, agenzie immobiliari.
• È importante, nel caso di dati di minori, che i genitori siano informati delle modalità di trattamento e prestino il loro consenso.

Cosa facciamo per tutelare i dati personali nei documenti da tradurre?

Con l’aiuto di consulenti legali e associazioni professionali, abbiamo individuato alcune strade per rispondere ai principi di trasparenza, minimizzazione e riservatezza:

1. Il consenso informato del cliente, tramite un documento che spiega lo scopo e le modalità con cui trattiamo i suoi dati. Il cliente può acconsentire espressamente al trattamento dei propri dati sensibili.
2. La conservazione limitata nel tempo: i documenti tradotti che contengono dati personali vengono conservati per un anno, nel caso il cliente abbia bisogno di copie o modifiche. Dopodiché vengono cancellati o resi anonimi. Questo riguarda sia il nostro archivio cartaceo che quello informatico.
3. L’anonimizzazione dei documenti trasmessi ai traduttori: se non strettamente necessario, prima di fornire ai nostri collaboratori i documenti da tradurre, li rendiamo anonimi, cancellando nomi, cognomi e altri dati che potrebbero identificare la persona. Evitiamo in questo modo che i dati si propaghino.
4. Gli accordi di riservatezza con i collaboratori: tutti i nostri traduttori hanno sottoscritto un impegno a trattare i dati personali conformemente al GDPR. Ogni professionista è tenuto a sua volta a individuare le misure più idonee per rispettare la normativa.

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